[Zawgyi]

Email ပို႔တဲ့အခါ အျဖစ္အမ်ားဆံုး အမွား ၅ ခု ကို ျပင္ၾကစို႔

ရံုးအလုပ္ လုပ္ေနသူေတြ အဖို႔ Email ဆိုတာ မေတာ္ခ်င္လည္း ေတာ္ထားရတဲ့ ေယာကၡမလိုပါပဲ။ ေန႔စဥ္ေန႔တိုင္း လုပ္ေဖာ္ကုိင္ဘက္ေတြ၊ အလုပ္အပ္တဲ့သူ ေဖာက္သည္ေတြနဲ႔ Email အျပန္အလွန္ပို႔ရတဲ့ အခါ တစ္ခါတေလမွားယြင္းသြားတာမ်ိဳး ၾကံဳဖူးမွာပါ။

Email ပို႔လုိက္ျပီ ဆုိတာနဲ႔ ခင္ဗ်ားရဲ့ စာေရးပံုထိေရာက္မႈ၊ စာအရည္အေသြးကို သူမ်ားကို အကဲျဖတ္ခြင့္ေပးလိုက္ျပီဆုိတာပါပဲ။ ျပီးတာနဲ႔ “စာၾကီးက ရွည္လိုက္တာ၊ စာသာ ဆံုးသြားတယ္ ဘာေျပာခ်င္မွန္းကို မသိဘူး” ဆုိတာေတြ ၾကားလာတဲ့ အခါ ခင္ဗ်ားလည္း စိတ္ညစ္လာမွာပါ။

ဒီေတာ့ အလုပ္ Email ပို႔တဲ့ အခါ အျဖစ္အမ်ားဆံုး အမွား ၅ ခုကို အရင္ ေျဖရွင္းၾကည့္ရေအာင္ဗ်ာ။

၁) လူမွားပို႔မိျခင္း/ နာမည္မွားပို႔မိျခင္း

ဒါက အမ်ားဆံုးျဖစ္တတ္တာပါ။ သတိထားေနတဲ့ ၾကားက လွ်မ္းသြားတတ္တာမ်ိဳးေပါ့။ Email မပို႔ခင္ To: ေနရာက စာလက္ခံတဲ့ သူနဲ႔ Email Body မွာ ေခၚဆိုထားတဲ့ နာမည္ကို ကိုက္ညီလား အျမဲျပန္စစ္ေပးပါ။ ဥပမာ.. Yoelu@akhayar.com ဆိုရင္ Email Body မွာ Hi Yoe Lu ဆုိျပီး ကိုက္ညီရပါမယ္။ အထူးသျဖင့္ ဒီအမွားမ်ိဳးကို လူေပါင္းမ်ားစြာဆီ ပို႔တဲ့ အခါမွာမ်ိဳးမွာ မွားတတ္ပါတယ္။ အေရးၾကီးတဲ့ လူတစ္ေယာက္ကို စာပို႔လိုက္ျပီ၊ ဒါေပမယ့္ သူမ်ားနာမည္ၾကီးနဲ႔ ဆိုရင္ေတာ့ ရုပ္ပ်က္ဆင္းပ်က္ႏုိင္တာေပါ့ဗ်ာ။

၂) ဆိုလိုရင္း ေပ်ာက္ေနျခင္း

ကိစၥရွိလို႔သာ Email ပို႔တာေပါ့ဗ်ာ။ အဲဒီ Email ထဲမွာမွ ဆိုလိုရင္းကိစၥေပ်ာက္ေနတယ္ဆိုရင္ ခက္ျပီေပါ့။ ဒါလည္း အမ်ားဆံုးျဖစ္တတ္တဲ့ အမွားေတြထဲက တစ္ခုပါပဲ။

အဓိကအခ်က္ကေတာ့ ေျပာခ်င္တဲ့၊ ေမးခ်င္တဲ့ အခ်က္ကို စာပိုဒ္ရဲ့ ထိပ္ဆံုးမွာ ေရးဖို႔ပါပဲ။ “How is everything going at Akhayar?” ဆုိျပီး ပဋိသႏၶာရစကားနဲ႔ စတာေတာ့ ေကာင္းပါတယ္။ ျပီးတာနဲ႔ “”I’m writing this email to discuss a partnership between our companies.” ဆိုျပီး ကိုယ္ေျပာခ်င္တဲ့ အေၾကာင္းအရာကို အရင္ေရးလိုက္ပါေတာ့။ အဓိကအခ်က္ကို စာဖတ္သူျမင္ႏုိင္မယ့္ ထိပ္ဆံုးေနရာမွာ ထားပါ။

၃) လူအမ်ားနားမလည္မယ့္ အသံုးအႏႈန္းေတြ၊ အတိုေကာက္ေတြ သံုးျခင္း

တစ္ခါတေလ ခင္ဗ်ားက လုပ္ေဖာ္ကုိင္ဘက္၊အလုပ္ထဲမွာ ေရးေနက် ေျပာေနက် စကားအသံုးအႏႈန္းေတြကို တျခားသူေတြဆီ ေရးတဲ့ စာထဲမွာလည္း ေယာင္ျပီး သံုးမိတတ္ပါတယ္။ ဒီလိုမ်ိဳးေပါ့။ “Let’s all meet at MCC at 6:30 p.m.”

MCC ဆိုတာ ဘာလဲဆိုျပီး ျပန္ေမးတဲ့  Email ေတြ မလုိအပ္ဘဲ ျပန္မရွင္းလင္းရေလေအာင္ လက္ခံသူအားလံုး ဒီ MCC ဆိုတဲ့ အသံုးအႏႈန္းကို သိႏုိင္လားလို႔ မပို႔ခင္ ကိုယ့္ဘာသာ တစ္ခ်က္ေမးၾကည့္ပါ။ မေသခ်ာရင္ MCC ကို  Myanmar Convention Center ဆိုျပီး အရွည္သာ ေရးပါေလ။

၄) စာပိုဒ္အရွည္ၾကီးမ်ား ေရးသားျခင္း

ကၽြန္ေတာ္တို႔ဟာ စာေရးတဲ့အခါ ကိုယ့္ရဲ့ တိက်တာနဲ႔ ယဥ္ေက်းတာကို ေဖာ္ျပခ်င္ရင္ စာပုိဒ္အရွည္ၾကီးေတြ ေရးတတ္ၾကပါတယ္။ အဲဒီလိုမ်ိဳး ေရးမယ့္အစား Bullet Point ေတြနဲ႔ ေရးတာမ်ိဳးက ပိုရွင္းလင္းသပ္ရပ္ေစပါတယ္။

၅) စာလံုးအၾကီးမ်ားကို ေနရာတကာသံုးမိျခင္း

လူအေတာ္မ်ားမ်ားဟာ သူတို႔ အတြက္ အေရးၾကီးတယ္ ထင္ရတဲ့ စကားလံုးေတြကို Capital Letter သံုးျပီး ေရးတတ္ၾကပါတယ္၊ ဥပမာ – Leadership လို စကားလံုးမ်ိဳးေပ့ါ။ တကယ္ေတာ့ Lowercase ပဲ သံုးရင္ အဆင္ေျပပါတယ္။ အမ်ားဆိုင္နာမ္ေတြ၊ နာမည္ေတြမွာသာ Capital Letter သံုးပါ။  ဥပမာ – Akhayar Media

ျပီးေတာ့ အလုပ္အကုိင္ရာထူးေရွ႕မွာ Capital Letter သံုးတာ တကယ္ေတာ့ မလိုအပ္ပါဘူး။

I’m a Content Writer at Akhayar Media အစား I’m a content writer at Akhayar Media လို႔ ေရးမွ မွန္ပါတယ္။

ဒီလိုမ်ိဳး (Content Writer Yoe Lu) လို႔ နာမည္ေရွ႕မွာ အလုပ္အကိုင္ထည့္ေရးတာက လြဲလို႔ က်န္တဲ့ အခ်ိန္မွာေတာ့ အလုပ္အကိုင္ရာထူးကို Capital Letter နဲ႔ ေရးစရာမလုိပါဘူးခင္ဗ်ာ။

အခရာပရိသတ္ၾကီးလည္း အလုပ္ထဲမွာ Mail ပို႔ရင္ ျဖစ္တတ္တဲ့ အမွားေတြ ေရွာင္ရွားႏုိင္ရင္း ရာထူးေတြတက္၊ လစာေတြ တုိးၾကပါေစလို႔ ကၽြန္ေတာ္တို႔ Akhayar က ဆႏၵျပဳပါတယ္။

ရိုးလူ (အခရာ)

Ref : Business Insider

www.akhayar.com

[Unicode]

Email ပို့တဲ့အခါ အဖြစ်အများဆုံး အမှား ၅ ခု ကို ပြင်ကြစို့

ရုံးအလုပ် လုပ်နေသူတွေ အဖို့ Email ဆိုတာ မတော်ချင်လည်း တော်ထားရတဲ့ ယောက္ခမလိုပါပဲ။ နေ့စဉ်နေ့တိုင်း လုပ်ဖော်ကိုင်ဘက်တွေ၊ အလုပ်အပ်တဲ့သူ ဖောက်သည်တွေနဲ့ Email အပြန်အလှန်ပို့ရတဲ့ အခါ တစ်ခါတလေမှားယွင်းသွားတာမျိုး ကြုံဖူးမှာပါ။

Email ပို့လိုက်ပြီ ဆိုတာနဲ့ ခင်ဗျားရဲ့ စာရေးပုံထိရောက်မှု၊ စာအရည်အသွေးကို သူများကို အကဲဖြတ်ခွင့်ပေးလိုက်ပြီဆိုတာပါပဲ။ ပြီးတာနဲ့ “စာကြီးက ရှည်လိုက်တာ၊ စာသာ ဆုံးသွားတယ် ဘာပြောချင်မှန်းကို မသိဘူး” ဆိုတာတွေ ကြားလာတဲ့ အခါ ခင်ဗျားလည်း စိတ်ညစ်လာမှာပါ။

ဒီတော့ အလုပ် Email ပို့တဲ့ အခါ အဖြစ်အများဆုံး အမှား ၅ ခုကို အရင် ဖြေရှင်းကြည့်ရအောင်ဗျာ။

၁) လူမှားပို့မိခြင်း/ နာမည်မှားပို့မိခြင်း

ဒါက အများဆုံးဖြစ်တတ်တာပါ။ သတိထားနေတဲ့ ကြားက လျှမ်းသွားတတ်တာမျိုးပေါ့။ Email မပို့ခင် To: နေရာက စာလက်ခံတဲ့ သူနဲ့ Email Body မှာ ခေါ်ဆိုထားတဲ့ နာမည်ကို ကိုက်ညီလား အမြဲပြန်စစ်ပေးပါ။ ဥပမာ.. Yoelu@akhayar.com ဆိုရင် Email Body မှာ Hi Yoe Lu ဆိုပြီး ကိုက်ညီရပါမယ်။ အထူးသဖြင့် ဒီအမှားမျိုးကို လူပေါင်းများစွာဆီ ပို့တဲ့ အခါမှာမျိုးမှာ မှားတတ်ပါတယ်။ အရေးကြီးတဲ့ လူတစ်ယောက်ကို စာပို့လိုက်ပြီ၊ ဒါပေမယ့် သူများနာမည်ကြီးနဲ့ ဆိုရင်တော့ ရုပ်ပျက်ဆင်းပျက်နိုင်တာပေါ့ဗျာ။

၂) ဆိုလိုရင်း ပျောက်နေခြင်း

ကိစ္စရှိလို့သာ Email ပို့တာပေါ့ဗျာ။ အဲဒီ Email ထဲမှာမှ ဆိုလိုရင်းကိစ္စပျောက်နေတယ်ဆိုရင် ခက်ပြီပေါ့။ ဒါလည်း အများဆုံးဖြစ်တတ်တဲ့ အမှားတွေထဲက တစ်ခုပါပဲ။

အဓိကအချက်ကတော့ ပြောချင်တဲ့၊ မေးချင်တဲ့ အချက်ကို စာပိုဒ်ရဲ့ ထိပ်ဆုံးမှာ ရေးဖို့ပါပဲ။ “How is everything going at Akhayar?” ဆိုပြီး ပဋိသန္ဓာရစကားနဲ့ စတာတော့ ကောင်းပါတယ်။ ပြီးတာနဲ့ “”I’m writing this email to discuss a partnership between our companies.” ဆိုပြီး ကိုယ်ပြောချင်တဲ့ အကြောင်းအရာကို အရင်ရေးလိုက်ပါတော့။ အဓိကအချက်ကို စာဖတ်သူမြင်နိုင်မယ့် ထိပ်ဆုံးနေရာမှာ ထားပါ။

၃) လူအများနားမလည်မယ့် အသုံးအနှုန်းတွေ၊ အတိုကောက်တွေ သုံးခြင်း

တစ်ခါတလေ ခင်ဗျားက လုပ်ဖော်ကိုင်ဘက်၊အလုပ်ထဲမှာ ရေးနေကျ ပြောနေကျ စကားအသုံးအနှုန်းတွေကို တခြားသူတွေဆီ ရေးတဲ့ စာထဲမှာလည်း ယောင်ပြီး သုံးမိတတ်ပါတယ်။ ဒီလိုမျိုးပေါ့။ “Let’s all meet at MCC at 6:30 p.m.”

MCC ဆိုတာ ဘာလဲဆိုပြီး ပြန်မေးတဲ့  Email တွေ မလိုအပ်ဘဲ ပြန်မရှင်းလင်းရလေအောင် လက်ခံသူအားလုံး ဒီ MCC ဆိုတဲ့ အသုံးအနှုန်းကို သိနိုင်လားလို့ မပို့ခင် ကိုယ့်ဘာသာ တစ်ချက်မေးကြည့်ပါ။ မသေချာရင် MCC ကို  Myanmar Convention Center ဆိုပြီး အရှည်သာ ရေးပါလေ။

၄) စာပိုဒ်အရှည်ကြီးများ ရေးသားခြင်း

ကျွန်တော်တို့ဟာ စာရေးတဲ့အခါ ကိုယ့်ရဲ့ တိကျတာနဲ့ ယဉ်ကျေးတာကို ဖော်ပြချင်ရင် စာပိုဒ်အရှည်ကြီးတွေ ရေးတတ်ကြပါတယ်။ အဲဒီလိုမျိုး ရေးမယ့်အစား Bullet Point တွေနဲ့ ရေးတာမျိုးက ပိုရှင်းလင်းသပ်ရပ်စေပါတယ်။

၅) စာလုံးအကြီးများကို နေရာတကာသုံးမိခြင်း

လူအတော်များများဟာ သူတို့ အတွက် အရေးကြီးတယ် ထင်ရတဲ့ စကားလုံးတွေကို Capital Letter သုံးပြီး ရေးတတ်ကြပါတယ်၊ ဥပမာ – Leadership လို စကားလုံးမျိုးပေ့ါ။ တကယ်တော့ Lowercase ပဲ သုံးရင် အဆင်ပြေပါတယ်။ အများဆိုင်နာမ်တွေ၊ နာမည်တွေမှာသာ Capital Letter သုံးပါ။  ဥပမာ – Akhayar Media

ပြီးတော့ အလုပ်အကိုင်ရာထူးရှေ့မှာ Capital Letter သုံးတာ တကယ်တော့ မလိုအပ်ပါဘူး။

I’m a Content Writer at Akhayar Media အစား I’m a content writer at Akhayar Media လို့ ရေးမှ မှန်ပါတယ်။

ဒီလိုမျိုး (Content Writer Yoe Lu) လို့ နာမည်ရှေ့မှာ အလုပ်အကိုင်ထည့်ရေးတာက လွဲလို့ ကျန်တဲ့ အချိန်မှာတော့ အလုပ်အကိုင်ရာထူးကို Capital Letter နဲ့ ရေးစရာမလိုပါဘူးခင်ဗျာ။

အခရာပရိသတ်ကြီးလည်း အလုပ်ထဲမှာ Mail ပို့ရင် ဖြစ်တတ်တဲ့ အမှားတွေ ရှောင်ရှားနိုင်ရင်း ရာထူးတွေတက်၊ လစာတွေ တိုးကြပါစေလို့ ကျွန်တော်တို့ Akhayar က ဆန္ဒပြုပါတယ်။

ရိုးလူ (အခရာ)

Ref : Business Insider

www.akhayar.com